Control Interno en SSR: Guía Práctica para Directorios

Contexto: SSR y Control Interno

Los Servicios Sanitarios Rurales (SSR) —comités APR y cooperativas— enfrentan desafíos únicos de control interno:

• Operan con recursos limitados (no pueden contratar auditor interno full-time)
• Directorios compuestos por vecinos sin formación técnica contable/administrativa
• Dependencia de pocos empleados clave (tesorero, operador, contador externo)
• Operación descentralizada (múltiples puntos de recaudación)
• Exigencias regulatorias crecientes (Ley 20.998, fiscalización SISS)

Buena noticia: No se requiere un sistema complejo ni costoso. Con controles básicos bien implementados, un SSR puede tener control interno efectivo.

Los 10 Controles Esenciales para SSR

1. Segregación de Funciones Críticas

Principio: Separar quien maneja dinero, quien registra y quien autoriza.

Implementación en SSR:

Función	Responsable	NO DEBE ser también...
Recaudar pagos usuarios	Tesorero/Recaudador	Contador, Presidente
Registrar ingresos/gastos	Contador (externo o interno)	Tesorero, Operador
Autorizar gastos	Directorio (2 firmas)	Tesorero, Contador
Custodiar chequera	Presidente + Tesorero	Una sola persona

Red flag: Si el tesorero es también quien registra la contabilidad y firma cheques solo, hay altísimo riesgo de fraude.

2. Control de Recaudación

Riesgos: Dinero recaudado no depositado, boletas no emitidas, usuarios pagan pero no se registra.

Controles:

• Boletas pre-numeradas: Toda recaudación con boleta SII correlativa (no tickets manuales)
• Arqueo diario: Al cierre del día, tesorero cuenta efectivo y cuadra con boletas emitidas
• Depósito bancario diario/semanal: No acumular efectivo en caja (máximo $500.000)
• Conciliación mensual: Contador cruza boletas emitidas vs depósitos bancarios vs registro contable

Ejemplo control:

Recaudación día 15/01/2026:
- Boletas N° 1500-1520 (21 boletas)
- Total según boletas: $850.000
- Efectivo en caja: $850.000 ✓
- Depósito bancario 16/01: $850.000 ✓
- Registro contable: $850.000 ✓

3. Autorización de Gastos

Riesgos: Gastos sin justificación, compras innecesarias, desvío de fondos.

Controles:

• Presupuesto anual aprobado: Directorio aprueba presupuesto en enero
• Niveles de autorización:
  • Gastos
  • Gastos UF 10-50: Presidente + 1 director
  • Gastos >UF 50: Aprobación directorio (acta)
• Cotizaciones: Compras >UF 20 requieren 2 cotizaciones
• Respaldo documental: Todo gasto con factura o boleta
• Doble firma cheques: Presidente + Tesorero (o 2 directores autorizados)

Libro de Egresos: Llevar libro manual o Excel con: Fecha / Beneficiario / Concepto / Monto / N° Cheque o Transferencia / Firmas autorizantes

4. Control de Inventarios

Riesgos: Materiales (cloro, tuberías, medidores) desaparecen sin registro, compras fantasmas.

Controles:

• Kardex de inventario: Registro de entradas (compras) y salidas (uso en reparaciones/instalaciones)
• Bodega con llave: Solo operador/bodeguero tiene acceso
• Inventario físico semestral: Contar stock y comparar con kardex
• Vales de salida: Todo material que sale de bodega con vale firmado por quien retira y autoriza

Ejemplo kardex simple (Excel):

Fecha	Material	Entrada	Salida	Saldo	Observación
05/01	Cloro kg	50	-	50	Compra Proveedor X
10/01	Cloro kg	-	5	45	Cloración estanque sector A
20/01	Cloro kg	-	5	40	Cloración estanque sector B

5. Conciliación Bancaria Mensual

Riesgo: Cheques emitidos no registrados, depósitos faltantes, comisiones bancarias no controladas.

Control:

• Mensualmente (antes del 10 del mes siguiente), contador concilia:
• Saldo según libros contables vs Saldo según cartola bancaria
• Identificar diferencias: cheques en tránsito, depósitos en tránsito, comisiones, intereses
• Presidente o director revisa y firma conciliación

Ejemplo conciliación:

Saldo según cartola banco al 31/12/2025:       $5.200.000
(+) Depósitos en tránsito:                       $150.000
(-) Cheques pendientes cobro:                   ($320.000)
Saldo conciliado:                              $5.030.000

Saldo según libros contables:                 $5.050.000
(-) Comisión bancaria no registrada:            ($20.000)
Saldo ajustado:                                $5.030.000 ✓

6. Control de Morosidad

Riesgo: Cuentas por cobrar que nunca se cobran, afectan liquidez del SSR.

Controles:

• Reporte mensual morosidad: Listado usuarios con deuda >2 meses
• Cobranza activa: Notificación escrita al mes 3 de mora, corte programado al mes 6
• Seguimiento directorio: Revisar en sesión mensual nivel de morosidad (meta: <10% de ingresos)
• Provisión contable: Registrar provisión por deudas >12 meses (asumir que no se cobrarán)

7. Lectura de Medidores y Facturación

Riesgo: Lecturas erróneas, sub-facturación a conocidos, lectura no realizada.

Controles:

• Ruta de lectura definida: Operador sigue secuencia fija mensual
• Registro escrito o app: Lectura anotada en planilla o sistema
• Validación consumo: Sistema alerta si consumo varía >50% vs mes anterior (revisar)
• Supervisión aleatoria: Presidente u otro director acompaña lectura 1 vez/trimestre

8. Rendiciones y Transparencia

Requisito Ley 20.998: Publicar estados financieros trimestrales.

Controles:

• EEFF trimestrales: Contador prepara balance y estado resultados
• Presentación directorio: Revisión y aprobación en sesión (registrar en acta)
• Publicación: Pegar en pizarra sede SSR o publicar en sitio web/Facebook
• Asamblea anual: Presentar rendición de cuentas año completo a usuarios (marzo-abril)

9. Respaldos Documentales Ordenados

Riesgo: Auditoría o fiscalización solicita documentos y no se encuentran.

Controles:

• Archivo físico: Carpetas por mes con facturas, boletas, cheques, contratos
• Archivo digital: Escanear documentos importantes (contratos, actas directorio)
• Actas directorio: Libro de actas foliado con todas las sesiones
• Retención 5 años: Documentación tributaria por 5 años según SII

10. Revisión y Supervisión del Directorio

Riesgo: Directorio delega todo y no supervisa, fraudes pasan desapercibidos años.

Controles:

• Sesión mensual: Revisar: EEFF del mes, morosidad, gastos vs presupuesto, estado proyectos
• Comisión revisora cuentas: 2 directores rotativos revisan trimestralmente registros contables
• Auditoría anual: Contratar auditor externo (obligatorio si >X usuarios/ingresos según SISS)

Checklist Mensual de Control Interno SSR

Para el Directorio (revisar en sesión mensual):

Control	Responsable	✓
Conciliación bancaria realizada y revisada	Contador + Presidente	☐
Arqueo de caja realizado	Tesorero + 1 director	☐
Reporte morosidad revisado	Contador	☐
Gastos del mes con respaldo y autorización	Tesorero	☐
Lectura medidores completada	Operador	☐
Facturación emitida y enviada usuarios	Contador/Tesorero	☐
Depósitos bancarios realizados	Tesorero	☐
Acta sesión anterior aprobada y firmada	Secretario	☐

Implementación Gradual

Mes 1-3: Controles Críticos

• Segregación funciones (si tesorero hace todo, separar al menos contabilidad)
• Doble firma cheques implementada
• Conciliación bancaria mensual iniciada

Mes 4-6: Controles Operacionales

• Kardex inventario funcionando
• Control morosidad con reporte mensual
• Archivo documental ordenado

Mes 7-12: Consolidación

• Checklist mensual usado consistentemente
• Transparencia: EEFF publicados trimestralmente
• Primera auditoría externa exitosa

Conclusión

El control interno en SSR no requiere ser complejo ni costoso. Con estos 10 controles esenciales, implementados gradualmente y monitoreados mensualmente por el directorio, un comité APR o cooperativa puede cumplir con la Ley 20.998, reducir riesgos de fraude y mejorar significativamente su gestión operacional y financiera.